Wie Digitalisierung dem Fachkräftemangel entgegenwirkt

Die Grundvoraussetzung zur Ausübung meines Berufs, bringt mit sich, dass ich total gerne mit Menschen arbeite. Ich empfinde die Mischung aus Expertise, Erfahrung und Empathie als gelingenden Erfolgsfaktor für Projekte und analoge sowie digitale Herausforderungen. Es sind die Fachkräfte, die in den entscheidenden Situationen dafür sorgen, dass Aufträge gewonnen, komplexe technische Probleme gelöst und Weichen für die Zukunft aktiv gestellt werden.

In Zeiten von Fachkräftemangel und einer Bevölkerungspyramide, die in den kommenden Jahren alle Unternehmen, und vor allem kleine und mittelständische Firmen, vor massive Herausforderungen stellen wird, ist der Schrei nach digitaler Entlastung so laut wie noch nie. Wir müssen also genau hinschauen, wo und wie unsere Mitarbeitenden aktiv und gezielt eingesetzt werden. Dies darf und muss soweit gehen, dass der menschliche/manuelle Eingriff in definierte Prozesse gegen „0“ zu gehen hat.

Ich werbe hiermit dafür, dass diese Komponente soweit es nur irgendwie geht, aus den Prozessen entfernt wird, wo dies nicht mehr Nutzen, sondern nur noch mehr Kosten verursacht.

Lassen Sie uns gemeinsam diese These überdenken, die ich an einem simplen Beispiel eines vertrieblichen Prozesses veranschaulicht möchte:

Ein sich wiederholender Vorgang wie das Auslösen einer Bestellung, die die Produktion eines Produktes und dessen Versand sowie die notwendige Rechnungsstellung zur Folge hat, ist für die meisten Lesenden am ehesten zu greifen.

In der Regel sind, bzw. sollten, alle Faktoren wie

• Preis
• Preisstaffel (bei dem gleichen Produkt in höherer Menge)
• Produktions- und Logistikdauer
• Rechnungslegung und kaufmännische Vertragsgrundlagen

klar definiert sein. (Alleine deswegen, damit Sie planbar arbeiten können!) Wenn hier noch zusätzliche Puffer eingebaut sind wie bspw. Produktionsdauer von 15 Arbeitstagen +/- 2 Tage und Rundungsdifferenzen bei Preisen ebenfalls allen bekannt sind, dann habe ich für Sie die folgende Frage:

Warum sollte ich die wertvolle Zeit meiner Mitarbeitenden dafür verschwenden, und ich benutze bewusst die Vokabel verschwenden, um zum Beispiel sich die Auftragsbestätigung meines Lieferanten noch einmal anzuschauen?

Da alle Faktoren in Verhandlungsgesprächen zwischen Vertrieb und Einkauf festgehalten wurden, alle Parameter allen Beteiligten im Prozess bekannt, diese vielleicht sogar im ERP-System mit Stückzahl, Verpackungseinheit o.ä. hinterlegt sind, dann ist es doch klare Zeitverschwendung hier noch einmal ein Dokument zu öffnen und die Belegdaten zu überprüfen.

Es ist vor allem Zeit, die Sie in Ihrem Tagesgeschäft nicht mehr zur Verfügung haben und auch in ähnlichen Prozessen eingespart werden könnte!

Also werbe ich eindrücklich dafür, dass Sie hier Ihre Prozesse digitalisieren und manuelle Tätigkeiten bei sich wiederholenden Aufgaben klar gegen „0“ lenken.

Dass ein solcher Prozess natürlich mit Herausforderungen verbunden ist, sollte Jedem klar sein. Ich möchte gerne den Fokus auf drei kleine, aber wesentliche, Punkte legen, die wir an diesem vertrieblichen Beispiel weiterführen.

Erstens müssen Ihre Stammdaten gepflegt, Ihr ERP-System möglichst aktuell und solche verhandelten Positionen mit Ihren Partnern klar definiert sein. Dies hat zur Folge, dass eine klare und vor allem schonungslose Analyse der vorhandenen Vertriebs- oder Einkaufsstrukturen durchgeführt werden muss.

Zweitens sollten Ihre Daten EDI-fähig sein. EDI steht für Electronic Data Interchange, auf Deutsch: elektronischer Datenaustausch!
In der elektronischen, sprich digitalen, Zusammenarbeit mit anderen Unternehmen kommen unweigerlich andere Informationen zum ein- und demselben Produkt zusammen. Lieferant A wählt seine Materialnummer, Kunde B natürlich dessen Teilenummer. Wird die Bestellnummer des Kunden B oder die Auftragsnummer des Lieferanten A gewählt? Sind all diese Daten miteinander logisch verknüpft? Welcher Preis liegt welchem Produkt zugrunde? Alles Punkte, die in einem Telefonat zwischen Vertrieb und Einkauf schnell geklärt werden könnten, aber nicht müssen!
Denn: der Eingriff in diesen Prozess soll ja vermieden werden, da diese Faktoren nach einem Austausch einmal definiert und für alle klar sind, bzw. sein sollten.

Der dritte Punkt, den ich an einem vertrieblichen Beispiel erläutern möchte, ist allerdings deutlich komplexer:

Sie vertreiben großartige Produkte an große Handelsketten oder dementsprechende Unternehmen mit überregionalem/nationalen/internationalen Bekanntheitsgrad. In anderen Worten:
Sie sind der kleine, aber dafür zuverlässige und potente Lieferant an ein deutlich größeres Unternehmen mit einer größeren Marktmacht.

Hier haben wir schon häufiger den Fall beobachten können, dass Änderungen an Schnittstellen, von Zeit zu Zeit vorkommen, weil sich Dinge im digitalen Kontext ändern. Welche Punkte das konkret sind, ist an dieser Stelle egal, die Folge davon jedoch nicht.

Änderungen an Schnittstellen, die Ihr Handelspartner vornimmt, haben somit eine 1:1 Auswirkung auf Ihr System und Ihre Schnittstellen, wenn diese in einer direkten Verbindung mit Ihrem Partner stehen. Dies wiederum hat zur Folge, dass das, was vorher noch richtig war, und 1A geliefert und vor allem berechnet werden konnte, nun eine Fehlermeldung hervorruft. Also bleibt als negative Konsequenz die Begleichung der Rechnung aus, da das System eine Fehlermeldung generiert und den Prozess vorerst stoppt. Wie lässt sich ein solcher Vorgang verhindern?

Wir bei Lotus haben hier die Lösung geschaffen, dass sowohl die Daten der Kunden als auch der Lieferanten bei uns als „digitaler Sammelpunkt“ zusammenlaufen. So können wir Änderungen an Schnittstellen direkt erkennen und beheben, was dazu führt, dass das Tagesgeschäft einwandfrei weiterlaufen kann. Entscheidend bei dieser Lösung ist lediglich, dass wir wissen, welche Systeme Kunde und Lieferant im Einsatz haben und in welcher digitalen Form die Stammdaten verschickt werden (also bspw. csv- oder idoc-Daten, um nur zwei bekannte Formen zu nennen). Die restlichen Parameter wie die logische Verknüpfung von Artikelmerkmalen und wesentlichen Stammdaten sind wie vorhin im Text vermerkt: bereits verhandelt und bedürfen keiner weiteren Diskussion.

Fassen wir zusammen:

• Zeit ist Geld:
  Da weniger Fachkräfte die gleiche oder eine höhere Leistung im Tagesgeschäft bringen müssen, ist es notwendig, diese fokussiert einzusetzen. Also muss das geschulte Personal in Zeiten von Fachkräftemangel mit digitalisierten Prozessen arbeiten, um überhaupt die bestehenden und zukünftigen Aufgaben gelöst zu bekommen. Wenn kostenintensive Prozesse durch digitale Lösungen schneller abgewickelt werden können, dann ist die Ersparnis förmlich greifbar.
• Hoher manueller Input = hohe Chance auf Fehler:
  Menschen machen Fehler und das ist vollkommen in Ordnung. Unser Ziel sollte jedoch sein, denselben Fehler nicht zwei Mal oder öfters zu machen, sondern dahin zu arbeiten, die Fehlerquoten absolut zu minimieren. Beim definierten Austausch von Daten werden über harte Parameter Fakten geschaffen, wo kein Fehler passiert. Alles ist verhandelt, Puffer definiert und Abweichungen sind nahezu unmöglich.
• Hohe EDI-Einführungskosten gefährden den ROI?
  Mitnichten! Die Amortisationsdauer bei diesen Prozessen und der Digitalisierung bei diesen Beispielen liegt je nach verantwortlicher Arbeitskraft für diesen Vorgang bei unter einem Jahr. Die Plausibilität hinter diesen Zahlen kann direkt nach der Einführung von EDI als auch in der Diskussion um die möglichen Kunden und Transaktionen, nach ordentlicher Analyse, aufgezeigt werden.

Mein Fazit:
Wer in stürmischen Zeiten auf den Erfolgsfaktor Digitalisierung setzt, der ist in der Lage wettbewerbsfähig zu bleiben, weil dessen Prozesse und der Kern des Unternehmens schneller und besser aufgestellt sind. Sie sind in der Lage mit einer kleineren Mannschaft, höhere und mehrere Herausforderungen zu überwinden, vor allem dann, wenn Ihr Fokus auf einem saisonalen Geschäft liegt. Die Fehlerquotienten in der Bearbeitung von Aufträgen, Bestellungen, Lieferungen und Rechnungen gehen gegen „0“ und helfen Ihnen, effizienter in Ihren Teams arbeiten zu können.
Und als absolut patenter letzter Punkt:
Wenn Ihr Gegenüber EDI als absolute Einstiegshürde zur Zusammenarbeit formuliert, sind Sie dafür bestens aufgestellt und riskieren so nicht, von Beginn an, eine Partnerschaft ausschließen zu müssen. Oder aber Sie bieten Ihrem Gegenüber proaktiv die Chancen zur digitalen Zusammenarbeit an, und helfen sich so gegenseitig, von win-win-Effekten zu profitieren.

Kontaktieren Sie mich gerne bei weiterführenden Fragen oder Gesprächen zum Thema sehr gerne.

Simon Müller
Leiter Vertrieb & Marketing
Tel.: 02773-82-1519
Mail: smueller4@lotus-services.de